مشخصات اصطلاح

Job Accounting چیست؟

در محیط‌هایی که چند کاربر از یک دستگاه کپی استفاده می‌کنند، ممکن است مدیر نیاز داشته باشد میزان استفاده هر کاربر یا هر حساب را مشخص کند.

Job Accounting برای همین منظور در دستگاه‌های دارای این قابلیت مورد استفاده قرار می‌گیرد.

سیستم می‌تواند اطلاعات مربوط به Jobهای انجام‌شده را ثبت یا شمارش کند و از این اطلاعات برای کنترل یا گزارش میزان استفاده استفاده شود.

چه اطلاعاتی ممکن است توسط Job Accounting ثبت شود؟

اطلاعات دقیق به مدل دستگاه و سیستم Accounting آن بستگی دارد، اما ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• شناسه کاربر یا حساب
• تعداد صفحات
• تعداد Jobها
• نوع عملیات
• تعداد عملیات Copy
• تعداد عملیات Scan در دستگاه‌های پشتیبانی‌شده
• تعداد عملیات Print در دستگاه‌های چندکاره
• زمان یا تاریخ عملیات

تمام این موارد در همه دستگاه‌ها وجود ندارند و باید مستندات همان مدل بررسی شود.

هدف از Job Accounting

هدف اصلی Job Accounting ایجاد امکان کنترل و مدیریت میزان استفاده از دستگاه است.

برای مثال در یک شرکت می‌توان برای کاربران یا واحدهای مختلف حساب جداگانه تعریف کرد و میزان استفاده آن‌ها از دستگاه را بررسی کرد.

این اطلاعات می‌تواند برای کنترل هزینه، مدیریت منابع یا محدود کردن استفاده نیز مورد استفاده قرار گیرد.

Job Accounting و User Accounting

User Accounting معمولاً روی شناسایی و مدیریت کاربران تمرکز دارد، در حالی که Job Accounting روی ثبت و محاسبه اطلاعات مربوط به عملیات انجام‌شده تمرکز می‌کند.

در بسیاری از دستگاه‌های حرفه‌ای این دو قابلیت می‌توانند در کنار یکدیگر کار کنند.

برای مثال سیستم ابتدا کاربر را شناسایی می‌کند و سپس Job انجام‌شده را به حساب همان کاربر نسبت می‌دهد.

Job Accounting و Account Track

در برخی دستگاه‌ها یا برندها ممکن است قابلیت‌های مربوط به ثبت و کنترل استفاده از دستگاه با اصطلاحاتی مانند Account Track یا نام‌های مشابه معرفی شوند.

نام و ساختار این قابلیت بین برندها و مدل‌های مختلف یکسان نیست.

بنابراین برای تشخیص دقیق عملکرد باید Service Manual یا مستندات مدیریتی همان دستگاه بررسی شود.

Job Accounting چگونه کار می‌کند؟

در یک سیستم دارای Accounting، کاربر ممکن است ابتدا با یک حساب یا کد مشخص وارد دستگاه شود.

پس از احراز هویت یا تأیید حساب، کاربر عملیات مورد نظر را انجام می‌دهد.

سیستم می‌تواند اطلاعات مربوط به Job را ثبت کرده و میزان استفاده را به حساب مربوط اختصاص دهد.

در پایان، مدیر سیستم می‌تواند در صورت پشتیبانی دستگاه، اطلاعات ثبت‌شده را برای بررسی میزان استفاده مشاهده کند.

Job Accounting در دستگاه‌های چندکاربره

در محیط‌های اداری که تعداد زیادی کاربر از یک دستگاه کپی استفاده می‌کنند، Job Accounting می‌تواند اهمیت زیادی داشته باشد.

بدون سیستم Accounting ممکن است مشخص نباشد چه مقدار از ظرفیت دستگاه توسط هر کاربر یا واحد مصرف شده است.

با استفاده از این قابلیت می‌توان میزان استفاده را به حساب‌های مختلف نسبت داد.

Job Accounting و محدودیت استفاده

در بعضی دستگاه‌ها اطلاعات Accounting فقط برای گزارش‌گیری استفاده نمی‌شوند و می‌توانند در کنترل دسترسی یا محدودیت استفاده نیز نقش داشته باشند.

برای مثال ممکن است برای یک حساب تعداد مشخصی عملیات یا صفحه قابل استفاده تعریف شود.

این قابلیت در همه دستگاه‌ها وجود ندارد و نوع محدودیت‌ها نیز به مدل دستگاه بستگی دارد.

Job Accounting و شمارش صفحات

یکی از کاربردهای رایج Accounting، ثبت تعداد صفحات انجام‌شده توسط هر کاربر یا حساب است.

برای مثال مدیر می‌تواند بررسی کند یک حساب در یک دوره مشخص چه تعداد صفحه کپی کرده است.

نوع شمارش و اینکه دقیقاً چه صفحاتی در Counter محاسبه می‌شوند، به طراحی سیستم دستگاه بستگی دارد.

Job Accounting و Job Log

Job Log برای ثبت سوابق مربوط به عملیات است، در حالی که Job Accounting روی محاسبه و تخصیص میزان استفاده تمرکز دارد.

این دو سیستم می‌توانند اطلاعات مشترکی داشته باشند، اما هدف آن‌ها یکسان نیست.

Job Log بیشتر برای مشاهده سابقه عملیات مفید است، در حالی که Accounting می‌تواند از اطلاعات Job برای محاسبه میزان استفاده یک حساب استفاده کند.

Job Accounting و Job Status

Job Status وضعیت فعلی یک Job را نشان می‌دهد؛ برای مثال Processing یا Completed.

Job Accounting بیشتر به ثبت و محاسبه میزان استفاده مربوط به Job توجه دارد.

بنابراین Status و Accounting دو مفهوم متفاوت هستند، هرچند Status یک Job می‌تواند بخشی از اطلاعات مورد استفاده سیستم مدیریت عملیات باشد.

Job Accounting و Job Tracking

Job Tracking روی پیگیری روند یک Job در طول فرآیند اجرا تمرکز دارد.

Job Accounting روی ثبت و محاسبه اطلاعات استفاده از Job تمرکز می‌کند.

برای مثال Tracking می‌تواند نشان دهد یک Job چه زمانی شروع و تمام شده است، در حالی که Accounting می‌تواند تعداد صفحات یا میزان استفاده اختصاص‌یافته به حساب کاربر را محاسبه کند.

Job Accounting و Job Priority

Job Priority برای تعیین یا مدیریت اولویت عملیات‌ها است، اما Job Accounting برای ثبت و محاسبه میزان استفاده از عملیات‌ها به کار می‌رود.

در نتیجه اولویت یک Job لزوماً ارتباط مستقیمی با Accounting آن ندارد.

مزایای Job Accounting

• کنترل میزان استفاده کاربران از دستگاه
• امکان ثبت تعداد صفحات
• مدیریت بهتر هزینه‌های مصرفی
• امکان تفکیک استفاده کاربران یا واحدها
• کنترل دسترسی در دستگاه‌های پشتیبانی‌شده
• کمک به مدیریت منابع دستگاه
• امکان تهیه گزارش در سیستم‌های مجهز به Reporting

مشکلات احتمالی Job Accounting

اختلال در سیستم Accounting می‌تواند باعث ثبت یا محاسبه نادرست میزان استفاده شود.

• ثبت نشدن عملیات
• محاسبه نشدن صفحات
• ثبت عملیات برای حساب اشتباه
• عدم شناسایی حساب کاربر
• نمایش اطلاعات نادرست
• عدم به‌روزرسانی Counter
• عدم امکان ورود به حساب
• از بین رفتن یا ناقص شدن اطلاعات Accounting

علت‌های احتمالی اختلال در Job Accounting

• تنظیمات نادرست User یا Account
• مشکل Controller
• اختلال نرم‌افزاری
• Firmware
• مشکل حافظه
• خطای سیستم مدیریت Job
• اختلال ارتباطی با سیستم مدیریتی
• خرابی یا اختلال در سیستم Authentication

روش بررسی مشکل Job Accounting

1. بررسی کنید قابلیت Accounting در دستگاه فعال است یا خیر.
2. تنظیمات حساب یا User مورد نظر را بررسی کنید.
3. بررسی کنید کاربر با حساب صحیح وارد دستگاه شده باشد.
4. یک Job آزمایشی انجام دهید.
5. Counter یا گزارش Accounting را بررسی کنید.
6. بررسی کنید اطلاعات Job به حساب صحیح اختصاص یافته باشد.
7. در صورت وجود خطا، Job Log و خطاهای دستگاه را بررسی کنید.
8. اگر مشکل ادامه داشت، Controller و Firmware را طبق Service Manual بررسی کنید.

اگر صفحات در Accounting ثبت نمی‌شوند

اگر عملیات انجام می‌شود اما تعداد صفحات در Accounting افزایش پیدا نمی‌کند، ابتدا تنظیمات Accounting و حساب کاربر را بررسی کنید.

همچنین باید مشخص شود Counter مورد نظر مربوط به کدام نوع عملیات است و آیا عملیات انجام‌شده در همان Counter محاسبه می‌شود یا خیر.

در صورت تأیید تنظیمات، بررسی سیستم کنترل و ثبت اطلاعات Job می‌تواند مرحله بعدی عیب‌یابی باشد.

اگر Job به حساب اشتباه اختصاص پیدا می‌کند

در این حالت ابتدا باید سیستم شناسایی کاربر و تنظیمات Account را بررسی کرد.

اگر اطلاعات کاربر به‌درستی شناسایی می‌شود اما Job در حساب دیگری ثبت می‌شود، بررسی ارتباط بین سیستم Authentication، Job Management و Accounting اهمیت دارد.

نکته تخصصی برای تعمیرکار

در عیب‌یابی Job Accounting، ابتدا مشخص کنید مشکل در شناسایی کاربر است یا در ثبت و محاسبه Job.

اگر کاربر به‌درستی شناسایی نمی‌شود، بررسی User Management و Authentication اولویت دارد.

اگر کاربر درست شناسایی می‌شود اما Counter تغییر نمی‌کند، باید مسیر ثبت اطلاعات Job و Accounting بررسی شود.

همچنین اگر فقط یک نوع عملیات در Accounting ثبت نمی‌شود، بررسی کنید آیا همان نوع Job اصولاً توسط سیستم Accounting مدل مورد نظر پشتیبانی می‌شود یا خیر.

آیا Job Accounting در همه دستگاه‌های کپی وجود دارد؟

خیر.

این قابلیت بیشتر در دستگاه‌های حرفه‌ای و محیط‌های چندکاربره دیده می‌شود، اما نوع امکانات آن در مدل‌های مختلف تفاوت دارد.

برخی دستگاه‌ها ممکن است تنها شمارش ساده انجام دهند، در حالی که مدل‌های پیشرفته‌تر امکاناتی مانند حساب‌های مختلف، محدودیت مصرف و گزارش‌گیری ارائه می‌کنند.

تفاوت Job Accounting و Counter

Counter معمولاً تعداد مشخصی از عملیات یا صفحات دستگاه را شمارش می‌کند.

Job Accounting یک سیستم گسترده‌تر برای نسبت دادن و مدیریت میزان استفاده به کاربران، حساب‌ها یا Jobها است.

بنابراین هر Counter الزاماً Job Accounting نیست.

تفاوت Job Accounting و Job Log

Job Log برای ثبت سابقه عملیات است، در حالی که Job Accounting برای محاسبه و مدیریت میزان استفاده از عملیات‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

ممکن است هر دو از اطلاعات یک Job استفاده کنند، اما هدف نهایی آن‌ها متفاوت است.

اصطلاحات مرتبط

• Job
• Job Accounting
• User Accounting
• Account Track
• Job Log
• Job Status
• Job Tracking
• Job Queue
• Job Management
• Job Type
• Controller
• Counter
• User Management
• Authentication

خلاصه

Job Accounting به قابلیت ثبت، شمارش و مدیریت اطلاعات مربوط به استفاده از Jobها در دستگاه کپی گفته می‌شود.

این قابلیت می‌تواند برای ثبت تعداد صفحات، تعداد عملیات و میزان استفاده کاربران یا حساب‌های مختلف مورد استفاده قرار گیرد و در برخی دستگاه‌ها امکاناتی مانند محدودیت استفاده و گزارش‌گیری نیز در اختیار مدیر قرار می‌دهد.

Job Accounting با Job Log، Job Status و Job Tracking ارتباط دارد، اما با آن‌ها یکسان نیست. هدف اصلی Accounting مدیریت و محاسبه میزان استفاده از عملیات است.

در عیب‌یابی نیز باید ابتدا مشخص شود مشکل از شناسایی کاربر و حساب است یا از ثبت و محاسبه اطلاعات Job. سپس می‌توان Controller، Firmware و سایر بخش‌های مرتبط را بررسی کرد.